PŘÍPADOVÁ STUDIE

Přehled řešení

Profil zákazníka

Země: ČR

Odvětví: Služby

Společnost .A.S.A. Česká republika je jednou z nejvýznamnějších firem na českém trhu v oblasti odpadového hospodářství. V rámci svých činností nabízí komplexní paletu služeb obcím a městům, průmyslovým podnikům a živnostníkům. .A.S.A. Česká republika je členem skupiny českých, rakouských, maďarských, slovenských, francouzských, polských a rumunských firem. Hlavní náplní společnosti jsou komplexní služby v oblasti ekologického poradenství, projektování, zřizování, výstavby a provozování zařízení pro nakládání s odpady včetně svozu a separace odpadů, zpracování druhotných surovin, provozování solidifikačních linek a biodegradačních ploch, sanace starých ekologických zátěží, recyklace odpadů, výroba alternativních paliv, provoz komplexního odpadového hospodářství, čištění a zimní údržba komunikací atd.

.A.S.A., spol. s r. o.
Ďáblická 791/89, Praha 8, 182 00
Tel: +420 283 061 301
E-mail: praha@asa-cz.cz
www.asa-cz.cz

Profil partnera:

Společnost Eclipse IBS, s. r. o. byla založena v dubnu 1997. Pracovníci společnosti se zaměřují na služby spojené především s implementací primárních informačních systémů Microsoft Dynamics - AX a MBS XAL. Všichni mají dlouholeté zkušenosti s implementací informačních systémů, vedoucí projektů jsou certifikováni společností Hewlett-Packard. V rámci projektu .A.S.A. společnost zúročila své pětileté zkušenosti v oblasti informačních systémů řešících problematiku odpadového hospodářství.

Eclipse IBS, s.r.o.
Jeseniova 124, 130 00 Praha 3
Tel.: +420 222 583 253
Email: eclipse@eclipse.cz
www.eclipse.cz

Výchozí situace

Vedení společnosti se rozhodlo sjednotit za pomoci nového informačního systému obchodní procesy ve všech firmách své skupiny.

Řešení

Společnost .A.S.A. Česká republika úspěšně provedla migraci z informačního systému MBS XAL (dříve IS Concorde) do Microsoft Dynamics - AX (dříve MBS AXAPTA). Současně implementovala systém Microsoft Dynamics - AX v .A.S.A. Maďarsko a migrace .A.S.A. Slovensko z MBS XAL do Microsoft Dynamics - AX byla provedena na přelomu roku 2005/2006. Sjednocení informačních systémů ve všech zemích působení skupiny .A.S.A. je strategickým rozhodnutím vedení společnosti .A.S.A. International Enviromental Services GmbH a plně koresponduje s obchodními cíli společnosti.

Výhody

• ucelený přehled o ekonomických výsledcích společnosti
• provázanost podnikových procesů nezávisle na obchodních jednotkách
• zvýšení bezpečnosti dat a stability systému
• možnost operativního rozvoje systému dle požadavků firmy
• schopnost integrovat nové obchodní a výrobní aktivity bez složitého vývoje
• IS schopný růstu v souladu s růstem společnosti

Software a služby

• Microsoft Dynamics - AX
• Microsoft Windows Server 2000
• Microsoft Windows Server 2003
• Citrix Metaframe
• IP Enable Frame Relay
• ADSL VPN

Vlastní případová studie

Microsoft Dynamics - AX přináší snížení nákladů a sjednocení obchodních procesů v rámci mezinárodní společnosti

Společnost .A.S.A. Česká republika úspěšně provedla migraci z informačního systému MBS XAL (dříve IS Concorde) do Microsoft Dynamics - AX . Současně implementuje systém Microsoft Dynamics - AX v .A.S.A. Maďarsko a na přelomu roku 2005/2006 již byla provedena také migrace .A.S.A. Slovensko z MBS XAL do Microsoft Dynamics - AX . Sjednocení informačních systémů ve všech zemích působení skupiny .A.S.A. je strategickým rozhodnutím vedení společnosti .A.S.A. International Enviromental Services GmbH a plně koresponduje s obchodními cíli společnosti.

Situace

Společnost .A.S.A. Česká republika je jednou z nejvýznamnějších firem na českém trhu v oblasti odpadového hospodářství. V rámci svých činností nabízí komplexní paletu služeb obcím a městům, průmyslovým podnikům a živnostníkům.

Společnost .A.S.A. Česká republika je z hlediska své organizace společností s jednotným centrálním řízením. Vzhledem ke značnému množství dislokovaných nákladových středisek firem vlastních i dceřiných jsou na IS kladeny vysoké nároky. Specifickým rysem IS v .A.S.A. je jeho schopnost operativně reagovat na nové požadavky přinášené dynamickým rozvojem firmy a dále možnost integrace všech business procesů podle potřeb společnosti. V .A.S.A. Česká republika se od roku 1999 úspěšně používal MBS XAL. Celý MBS XAL byl koncipován jako IS využívající standardní finanční část MBS XAL a byl z větší části naprogramovaný na zakázku dle specifických požadavků společnosti. Poměr standardního ku zakázkovému řešení byl 30/70. Základem celého podnikového IS byl rozsáhlý WAN spojující jednotlivé lokality s datovým centrem a využití technologie tenkého klienta, umožňujícího efektivní přístup vzdálených uživatelů do centrální aplikace. V období nasazení MBS XAL firma standardizovala veškeré podnikové procesy (ISO 9001, ISO 14 001, OHSAS 18 001) a implementovala jejich podporu do IS. MBS XAL se stal skutečným komplexním IS společnosti a dovolil minimalizovat potřebu dalších aplikací. Právě vysoká míra automatizace procesů v MBS XAL, velké množství současně pracujících uživatelů z různých společností, provoz 7x24 hodin a on-line zpracovávání transakcí se stalo velkou výzvou pro projektový tým pracovníků dodavatele i společnosti, kteří měli na starosti projekt migrace do Microsoft Dynamics - AX .

Obchodní cíle

Expanze firmy, nové tržní podmínky, které s sebou přinesl vstup do EU a vstřícná obchodní politika firmy Microsoft ČR vedla management společnosti .A.S.A. ke strategickému rozhodnutí sjednotit IS ve skupině pod systém Microsoft Dynamics - AX . Hlavními cíli projektu bylo:

• ochrana dosavadních i budoucích investic spolehlivým partnerem a špičkovým produktem
• obchodní využití technologických možností Microsoft Dynamics - AX k rozšíření služeb pro zákazníky
• implementovatelnost ve všech zemích skupiny vedoucí ke sjednocení IS
• efektivní řízení nákladů na rozvoj a provoz IS v mezinárodním měřítku
• maximální využití synergických efektů z budoucího vývoje Microsoft Dynamics - AX a ostatních produktů Microsoft
• využití dodavatelových znalosti podnikových procesů a z toho vyplývající časové a finanční efekty
• udržení vysoké úrovně podpory obchodních procesů a jejich rozvoj dle potřeb firmy
• efektivní IS jako konkurenční výhoda

Řešení

Vedení společnosti zvolilo informační systém Microsoft Dynamics - AX jako logické pokračování pozitivních zkušenosti s MBS XAL. Sjednocení IS ve všech zemích skupiny pod Microsoft Dynamics - AX je společností chápáno současně jako strategický úkol, jehož cílem je rychlé dosažení stejné technologické úrovně, využití optimalizovaných procesů a efektivní podpora mezinárodního obchodu. Jednotný systém dovoluje lepší využití zdrojů firmy v mezinárodním měřítku a operativní přehled o situaci ve skupině.

Microsoft Dynamics - AX zpracovává v ČR agendu pro 20 společností, což představuje 140 nákladových středisek. Systém je v ČR používán 258 uživateli. Tento počet představuje 15 pracovníků financí, 110 pracovníků obchodu a služeb zákazníků a 60 pracovníků provozu. Zbytek tvoří pracovníci centrálních složek společnosti. K 10/2005 je k systému denně připojeno průměrně 110 současně pracujících uživatelů, z nichž 75 přistupuje k centrální aplikaci přes tenkého klienta 3vrstvé architektury a 35 uživatelů využívá 2vrstvou architekturu. Vzdálení uživatelé přistupují ke 2 nezávislým terminálovým serverům se SW Citrix Metaframe pracujících na platformě Microsoft Windows Server 2000. Použití Citrix Metaframe má příznivý dopad na prodloužení životního cyklu koncových PC – koncové PC jsou stroje s Pentium II až Pentium IV a připravuje se částečné nasazení grafických terminálů pro snížení TCO. Společnost používá pronajatou privátní síť WAN s protokolem IP Enable Frame Relay. Všichni vzdálení uživatelé systému jsou podporováni pracovníky HelpDesku přes službu systému Metaframe, která dovoluje převzít řízení vzdálené stanice.

V systému se měsíčně zpracovává kolem 60 tisíc transakcí. Většina procesů je automatizována – zpracování transakce probíhá okamžitě po zaznamenání do systému, tzn. vlastní řízení společnosti je díky okamžitému přehledu vykonáváno v reálném čase, nezávisle na dislokaci a místě zpracovávané transakce. Přístup k informacím je přísně selektivní a individuálně přizpůsobený rolím ve firmě. Velký důraz je kladen na automatickou eliminaci interních vztahů na mezistřediskové a mezifiremní úrovni. Touto cestou jsou zvládány náročné termíny stanovené ke zpracování národního i nadnárodního ekonomického reportingu. Automatické párování úhrad s vydanými doklady, importy z jiných produkčních systémů a spolupráce s IS externích subjektů je plně zvládnuta. Celá logistická část je opět naprogramována dle specifických požadavků společnosti a tvoří přibližně 60% celého systému. Většina procesů je do Microsoft Dynamics - AX plně integrována. Výjimku tvoří SW pro HRM, kde společnost přešla na SW Nugget. Tento SW je jednotně implementován v ČR a SR.

Microsoft Dynamics - AX je implementován v roce 2005 i do .A.S.A. Maďarsko. Zde nahrazuje původní, morálně již zastaralé, řešení. Implementace standardních modulů i speciální logistické části potvrdila správnost mezinárodního přístupu k vývoji komplexní podnikové aplikace. Konstrukce IS je obdobná systému v ČR, počet uživatelů je 40, 3vrstvá architektura. Terminálový server je na platformě Microsoft Windows Server 2003. Dálková správa datového centra je prováděna z ČR přes VPN.

Použité standardní moduly Microsoft Dynamics - AX

• Báze systému
• Finance I,II
• Elektronické bankovnictví
• Obchod
• Obchodní smlouvy
• Intercompany
• Logistika
• Company accounts
• Domény
• Bezpečnost na úrovni záznamů
• Windows MorphX Development suite
• 125 současně pracujících uživatelů
• X source code

Použité standardní moduly Eclipse IBS, s.r.o.

• Evidence majetku
• Zápočty
• Opravné položky
• Import/Export bankovních výpisů

Zakázkové moduly .A.S.A.

• .A.S.A. Řízení prodeje
• .A.S.A. Služby
• .A.S.A. Plán
• .A.S.A. Realizace
• .A.S.A. Fakturace
• .A.S.A. Výkazy
• .A.S.A. Investice
• .A.S.A. Obecné

Harmonogram implementace

Projekt migrace od počáteční analýzy do spuštění rutinního provozu se odehrával za plného provozu společnosti v těchto etapách:

Migrace neměla žádný dopad na finanční toky firmy a nenarušila obchodní činnost firmy přestože musela být provedena ve všech obchodních jednotkách najednou s minimálním časem pro výcvik uživatelů. Velkým přínosem pro konfiguraci projektu a migraci dat byla spolupráce dodavatelské firmy Eclipse IBS, s.r.o. s key-account managerem a produktovým managerem firmy Microsoft ČR. Díky této spolupráci bylo již ve fázi přípravy projektu a ve fázi testování dosaženo optimálního obchodního i technického řešení.

Přínosy

Informační systém Microsoft Dynamics - AX přinesl společnosti následující:

• provázanost podnikových procesů nezávisle na obchodních jednotkách
• zachování osvědčených procesů z MBS XAL s využitím technologických možností Microsoft Dynamics - AX
• individuální konfigurace Microsoft Dynamics - AX pro každou uživatelskou roli
• zrychlení zpracování náročných agend
• ucelený přehled o ekonomických výsledcích společnosti
• zvýšení bezpečnosti dat a stability systému
• perspektivu používání Microsoft Dynamics - AX minimálně do roku 2010 – ochrana investic
• možnost operativního rozvoje systému dle požadavků firmy
• sjednocení procesů a IS v různých zemích, přenos know-how při procesu implementace
• rozšíření schopnosti společnosti operativně přebírat nové účetní jednotky libovolné velikosti
• schopnost integrovat nové obchodní a výrobní aktivity bez složitého vývoje
• IS schopný růstu v souladu s růstem společnosti
• nové možnosti služeb interním i externím zákazníkům
• efektivní nástroj podpory centrálního řízení společnosti
• krátká doba implementace dosažena maximálním využitím znalostí firemních procesů stávajícího dodavatele
• možnosti využití integrovaného web portálu